Une vie sans papier

Est-ce même possible?

J’ai pris une décision consciente pour l’année 2014 non seulement de réduire le montant de papier que je vais générer, mais de ne pas en générer du tout. De plus, je veux moins consommer de produits papier. À l’aide d’un ordinateur, d’une tablette et d’un téléphone intelligent, j’ai surement assez d’endroits pour traiter de l’information, entreposer cette information et noter les choses importantes.

C’est une expérience en cours qui me donnera certainement des récompenses et des frustrations, mais qui m’aidera tout probablement à développer des nouvelles stratégies pour la gestion de l’information, une ressource tellement abondante de nos jours.

Quelques stratégies que j’utilise assez régulièrement deviennent progressivement des habitudes:

Une meilleure gestion des documents
Je reçois plusieurs documents en format PDF ou Word que j’imprimais jadis mais que je n’imprime plus. Je crée des dossiers pour classer ces documents, et certains documents peuvent même être classés dans plus d’un dossier, dépendant du contenu.

L’autre changement important pour moi est de nommer les documents avec un titre qui me dit quelque chose. Fini l’époque de documents intitulés 17mai.docx ou toronto.pdf! Ce genre de titre ne m’aide aucunement ni à repérer le document quand j’en aurai besoin, ni de pouvoir soupçonner le contenu si j’oublie ce que c’est!

Une stratégie qui aide à repérer des documents, même si ces derniers ne sont pas classés dans des dossiers par sujet, est d’utiliser les champs disponibles dans les propriétés du document. Ces champs, disponibles dans plusieurs types de documents, permettent d’insérer des mots-clés, des catégories, même des commentaires. Ces renseignements font ensuite partie du document et peuvent être cherchés plus tard. Vous pourrez, par exemple, demander tous les documents avec le mot-clé « différenciation » qui sont dans vos dossiers.

L’emploi « intelligent » du téléphone
J’ai toujours (ou presque) cet appareil avec moi, donc pourquoi ne pas en profiter pour des notes et des rappels? Si vous avez un téléphone intelligent, vous pouvez vous en servir pour vous écrire une petite note qui vous rappellera une tâche que vous avez à faire, ou même mettre un rappel dans votre calendrier avec un signal sonore pour ne pas l’oublier. Il y a un très grand nombre d’applications disponibles  pour nous aider avec ceci, il s’agit de trouver celle qui vous convient le mieux. Prendre des médicaments? Liste d’épiceries? Chercher les enfants à l’arrêt d’autobus seulement le mardi et le jeudi? Toutes ces choses sont facilement programmables dans un téléphone. Il y a même des applications telles que DropBox, OneNote, Google Keep ou Evernote qui vous permettent d’avoir accès aux mêmes notes à partir de tous vos appareils en même temps.

Exploitation des fonctions du calendrier
Lorsque j’ai des rencontres ou d’autres tâches dans mon calendrier, j’en profite pour organiser les documents importants en les incluant comme pièces jointes aux rendez-vous et aux tâches. Les pièces jointes peuvent inclure l’ordre du jour, le compte-rendu de la dernière rencontre, même des courriels que j’ai reçu au sujet de la rencontre.

Et encore…
Il y a beaucoup de petites choses que je fais pour éliminer le besoin du papier qui ont un effet (je l’espère) cumulatif: je m’oriente avec des cartes sur ma tablette, je télécharge les documents pour une rencontre avant d’y assister, j’utilise des documents partagés pour éviter d’avoir des révisions faites par plusieurs personnes sur différentes copies, je lis des journaux en ligne et je reçois mes relevés de compte électroniquement. Ceci dit, nous ne pourrons jamais éliminer totalement le besoin d’avoir du papier…

Avez-vous des idées pour utiliser moins de papier? Partagez-les dans les commentaires!

Quelle tablette acheter?

Quelle tablette devrais-je acheter pour mon école? iPad? Android? Surface?

Cette question (qui, en passant, n’a pas qu’une seule réponse!) se pose de plus en plus dans les écoles. Mais elle comporte quelques problèmes et au moins une fausse prémisse. Je m’explique…

Débutons avec la fausse prémisse: Il faut qu’une école s’équipe avec des « séries de classe » de tablettes ou autre équipement. Cette mentalité, née dans l’époque des manuels de cours et propagée dans l’époque des labos d’ordis, est déjà désuette. L’idée est basée sur la notion que l’école fonctionne mieux lorsque tous les élèves font la même chose en même temps de la même façon. Pourtant, cette idée va à l’encontre de ce que plusieurs conseils scolaires (incluant la mienne) préconisent depuis au moins une douzaine d’années: la différenciation pédagogique.

Selon ce paradigme adopté non seulement en Ontario et au Québec, mais dans presque toutes les régions du Canada, chaque élève doit apprendre à sa façon et à son rythme. L’élève sera ainsi investi dans son apprentissage et engagé à apprendre des nouvelles choses. Il ou elle fait des enquêtes et exerce son esprit critique. Chaque élève prend des décisions sur ce qui l’intéresse et sur la manière d’en apprendre davantage.

Il serait donc une contradiction, pour ne pas dire un pas vers l’arrière, de penser en termes de l’achat d’un seul type d’outil en quantités de 25 ou 100 exemplaires pour l’utilisation des élèves.

Quelques problèmes avec la question:
Problème no 1: Les gens qui posent cette question ont possiblement très peu d’expérience avec l’utilisation d’une tablette. Pour ceux et celles parmi nous qui en ont utilisé, nous savons qu’il y a autant de réponses qu’il y a de types de tablettes et de types de personnes. Il n’en demeure pas moins que peu importe la tablette ou l’ordinateur que nous mettons entre les mains des élèves, ces derniers sauront l’exploiter avec un minimum d’appui. Il s’agira, comme nous le faisons d’habitude en tant qu’enseignante ou enseignant, de canaliser leurs énergies dans la bonne direction.

La personne qui pense qu’il existe une seule (et bonne) réponse à la question de quelle tablette acheter ne devrait peut-être pas être la personne qui prend la décision de l’achat au nom de l’école.

Problème no 2: La tablette parfaite pour l’éducation n’existe pas. Il n’y a pas une sorte de tablette qui est la meilleure pour l’utilisation en milieu scolaire. Il y a des opinions et les préférences des personnes, parmi lesquelles il y a des amateurs de chaque marque et chaque type de dispositif. La plateforme, le système d’opération, les applications – même la taille de la tablette – deviennent objet de débat et d’opinion. Mais ces opinions sont souvent basées sur des préférences personnelles qui n’ont peut-être rien à voir avec la pertinence de l’outil pour la salle de classe. Si l’on achète une sorte de tablette afin d’avoir une application particulière , par exemple, ce serait un peu malavisé. Parmi les centaines de milliers d’applications disponibles pour toutes les plateformes, il y a des vingtaines ou même des centaines qui ont des fonctions identiques ou semblables. La différence entre elles? Souvent cela revient encore une fois à la préférence individuelle.

Problème no 3: Il n’y aura peut-être jamais une « tablette gagnante » dans le marché. Je me souviens du débat entre les formats de magnétoscopes (VHS et Beta) des années 80. Les pour et les contre allaient dans les deux sens, les gens achetaient un ou l’autre format pour leur utilisation personnelle, et les personnes chargées de prendre des décisions au niveau d’une école ou d’un conseil scolaire ressentaient beaucoup de pression des deux côtés. Certains disait que Beta avait une meilleure qualité, pourtant les VHS étaient plus populaires et moins dispendieux. Les stations de télévision commençaient à utiliser Beta. VHS vendait des licenses à d’autres compagnies, tandis que Beta était la propriété exclusive d’une seule compagnie. Est-ce que cela leur donnait un meilleur contrôle de la qualité? Est-ce que leur monopolie leur permettait de gonfler les prix de leurs produits? Est-ce que la politique de partage libre de la technologie VHS laissait n’importe qui en produire et diminuait ainsi la qualité? Les questions et les doutes furent nombreux.

Les conseils scolaires de l’époque devaient trancher la question et prendre la décision de faire l’achat de douzaines ou même de centaines de magnétoscopes. Mon conseil a décidé que le format Beta était supérieur, d’autres ont décidé que le format VHS était la meilleure décision. En fin de compte, VHS a « gagné » et les conseils comme le mien ont dû acheter encore d’autres appareils pour remplacer les équipements déjà achetés. Ils avaient maintenant deux collections de films dans deux formats différents (sans compter les films pour les projecteurs 8mm qu’ils avaient déjà remplacés!). Le même type de processus s’est vécu pour décider entre les ordinateurs IBM/Windows et Macintosh. La décision de mon conseil à l’époque? Macintosh.

La peur que ce phénomène se reproduise peut être paralysante. Une école pourrait se dire « s’il nous arrivait de choisir la « mauvaise » tablette, nous pourrions rester pris avec des grandes quantités de produits périmés dans quelques années. » Cette peur est légitime jusqu’à un certain point, mais s’applique peut-être moins dans un monde où les changements se font si rapidement. Les conseils scolaires sont habitués à acheter des produits durables qui ont une « espérance de vie » connue et normalement assez longue (peut-être 5 ou 10 ans). Les appareils technologiques, par contre, se renouvellent constamment et pourrait se voir désuets à l’intérieur d’une année ou deux. Ce n’est donc pas réaliste d’attendre qu’une sorte de tablette ressorte comme étant la tablette « gagnante » avant de faire les achats.

Problème no 4: Les administrateurs scolaires font leurs achats différemment des consommateurs à domicile. Les conseils scolaires sont des entités collectives, pas des particuliers. Ils font donc leurs achats différemment et en considérant des facteurs autres que ceux d’une personne qui fait un achat pour ses propres besoins. Quelques exemples:

– Ils font leurs achats en grande quantité. Ils ont l’habitude de considérer toutes les options et, une fois la décision prise, faire l’achat de centaines ou de milliers de produits.
– Ces regroupements de personnes très différentes doivent arriver à un consensus ou du moins une majorité en faveur d’une certaine proposition. Dans la majorité des cas, il doit y avoir des compromis.
– Parfois les considérations ont très peu à voir avec le meilleur choix de produit. On pourrait décider, par exemple, d’acheter des produits moins dispendieux ou de qualité légèrement inférieure afin de se permettre une plus grande quantité d’unités.
– Le produit ayant le meilleur contrat de service pourrait être le plus attrayant, ou alors celui qui est disponible à partir d’un fournisseur approuvé.

Problème no 5: Une tablette n’est pas un ordinateur (et si elle est un ordinateur, elle cesse d’être une tablette!). Mon analogie préférée pour comparer une tablette à un ordinateur c’est de dire que si l’ordinateur est la cuisinière, la tablette est le four à micro-ondes. Il y a plein de choses que nous pouvons cuisiner avec le four à micro-ondes, et dans plusieurs cas c’est plus rapide, moins de trouble et même meilleure que la cuisinière. Par contre, le four à micro-ondes ne peut pas remplacer complètement la cuisinière: nous pourrions nous passer du four à micro-ondes, à condition d’avoir une cuisinière, mais le contraire n’est pas vrai.

L’achat des tablettes, alors, n’est pas pour remplacer l’ordinateur, mais pour s’ajouter aux ordinateurs qui sont déjà là. Cela devient alors une toute nouvelle catégorie de dépenses qui risque d’être égale aux sommes déjà dépensées sur une base régulière pour l’équipement en informatique des écoles (ou de les dépasser).

Problème no 6: Est-ce l’école qui devrait faire l’achat des tablettes? Mon article précédent traite de cette question en plus de détail, mais les initiatives BYOD (Bring Your Own Device, où les élèves et les employés peuvent avoir accès à l’Internet sur leur propre téléphone ou tablette) peuvent faire en sorte que chaque personne peut se procurer la tablette ou autre appareil qui leur convient le mieux et en faire l’utilisation à l’école. Étant donné la nature de la tablette (qui est essentiellement un appareil personnel) et les préférences variées des utilisateurs, il vaudrait peut-être mieux de mettre en place une politique BYOD solide que de faire l’achat de grandes quantités de tablettes. Bien sûr, l’école pourrait se doter d’un certain nombre d’appareils pour pouvoir les emprunter aux élèves qui n’en ont pas.

Les principaux avantages de la tablette

Pratique et commode: le démarrage prend à peine quelques secondes pour l’accès aux courriels, au calendrier, aux comptes de réseaux sociaux et aux sites web. Les applications ouvrent presque instantanément, nous donnant l’impression en comparaison que l’ordinateur devient de plus en plus lente.

Portative: plus petite, légère et facile à transporter qu’un ordinateur, la tablette nous permet même de circuler tout en l’utilisant (en faisant attention aux obstacles, bien entendu!).

Multifonctionnelle: elle peut (plus ou moins bien) remplacer ton téléphone (appels ou textos), ton GPS, ta caméra (photo et vidéo), ton bloc-notes, ton lecteur de CD, tes livres, tes revues, tes journaux et bien d’autres choses. Avec les applications disponibles, les possibilités deviennent encore plus nombreuses: boussole, lampe de poche, miroir, toile pour la peinture, carnet de croquis, calculatrice, radio, télé…

Les avantages ci-dessus s’appliquent peu importe le type de tablette que vous achèterez.

La valeur d’une tablette c’est surtout qu’elle est une tablette. Pour cette raison, la décision d’aller de l’avant est peut-être plus importante que la décision de quelle tablette acheter. Qu’en pensez-vous?